La importancia de los organigramas en las empresas

Cuando un nuevo empleado llega a una empresa es recomendable que conozca todas las áreas de la compañía, responsables de departamentos, jerarquías y quién reporta a quién.

Le mejor forma de mostrar la estructura de un negocio es a través de un organigrama. Un organigrama es un diagrama que ilustra el rango, la responsabilidad y el flujo de información en la empresa.

¿Por qué necesitas un organigrama?

En ocasiones la información se pierde porque surgen desacuerdos con respecto a la persona que debe recibirla. Con un organigrama, está claro quién reporta a quién, quién tiene autoridad sobre qué equipos y miembros, y a dónde debe ir y desde dónde debe ir la información.

Que la estructura de la empresa quede documentada sirve como una hoja de ruta para que los empleados actuales puedan ver dónde puede estar su próximo ascenso, mejorando la motivación.

A menudo, las Pymes optan por no crear un organigrama porque el número de empleados es pequeño o porque lo consideran una pérdida de tiempo en comparación con las funciones básicas de la empresa. En realidad, los organigramas son una forma de asegurar la escalabilidad del negocio, asegurando la consistencia y un documento concreto al que referirse en caso de confusión.

Por último, los organigramas también sirven para que puedas ver «agujeros» en la estructura de la compañía ¿Demasiadas personas reportan a un gerente? ¿Faltan empleados en un departamento?

¿Cómo hacer un Organigrama?

Hoy en día no es necesario que te compliques creando gráficos con un lápiz y un papel. Existen en el mercado varios programas para hacer organigramas.

Una vez que tengamos nuestro software para organigramas el primer paso sería crear un boceto o borrador con cualquiera de las múltiples plantillas que ofrecen estas herramientas siguiendo estos pasos:

Elije el tipo de organigrama que necesitas

Jerárquico: es un diagrama que muestra la estructura de la empresa de arriba hacia abajo, comenzando con el propietario del negocio o el gerente del departamento en la parte superior del organigrama y los empleados debajo. Todos los roles aparecen en cuadros conectados por una línea para ilustrar las relaciones.

Funcional: Si tu compañía ya tiene un tamaño considerable y organizas los equipos en departamentos, tales como ventas, finanzas, operaciones y servicio al cliente, probablemente utilizarás un organigrama funcional. Este tipo de diagrama ilustra quién está a cargo de cada departamento, así como cuántos y qué empleados reportan a cada gerente.

Matrix: Un organigrama estructurado en matrices o interfuncional muestra múltiples relaciones de subordinación. Se utiliza para representar estructuras organizativas empresariales complejas.

Cumplimenta los datos

Dependiendo del motivo por el que estés creando un organigrama, cada marcador de posición puede incluir el nombre y el puesto o tanta información como quepa en cada cuadro. Nuestra recomendación para la mayoría de los organigramas es incluir lo siguiente:

  • Nombre (deja el nombre en blanco si el puesto está vacante)
  • Departamento (por ejemplo, ventas/marketing, contabilidad, operaciones)
  • Cargo (por ejemplo, representante de ventas, supervisor, empleado, gerente de cuenta)
  • Opcional:
  • Ubicación (En el caso de que la empresa cuente con varias sedes)
  • Información de contacto (Teléfono, Correo electrónico, Fotografía, etc.)
Marcar el enlace permanente.

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